Montagmorgen, nach einem erholsamen Wochenende, wartet im Job wieder ein Berg von Aufgaben und Aufträgen auf uns. Kaum ist der PC hochgefahren springen uns dreißig neue ungelesene Emails entgegen, die alle ganz dringend abgearbeitet werden wollen. Wir beginnen mit der Arbeit und im nächsten Moment ist es bereits Mittag und die Zahl der ungelesenen Emails hat immer noch nicht abgenommen. Nach der Arbeit wartet zuhause noch die Steuererklärung, die wir eigentlich auch schon vor vier Wochen hätten abgeben sollen. Doch anstatt die anzugehen versumpfen wir lieber im Internet auf Seiten mit Bildern von süßen Katzenbabys und schon ist der Tag auch wieder um. Dieser Tagesablauf dürfte dem einen oder anderen sicher bekannt vorkommen und zeigt wie oft wir tagtäglich unsere Zeit vertrödeln. Um unseren Tagesablauf effektiv zu managen ist Selbstmanagement das Schlüsselwort. Es gibt unzählige Ratgeberbücher und Werkzeuge, die uns das Selbstmanagement erleichtern sollen. Der Autor Mason Curry hat in seinem Buch “Daily Rituals: How Artists Work” die Gewohnheiten und Tagesabläufe von 161 Kreativen untersucht. Im heutigen Blogbeitrag wollen wir deren Gewohnheiten etwas genauer betrachten um daraus praktische Tipps für unser eigenes Selbstmanagement zu gewinnen.
Rund 20.000 Entscheidungen treffen wir täglich, die meisten davon innerhalb weniger Sekunden. Insbesondere im Job stehen wir mit einer hohen Wahrscheinlichkeit unter Zeitdruck. Keine guten Voraussetzungen also eine gute und durchdachte Entscheidung zu treffen. Vor allem da wir oftmals gar nicht bewusst entscheiden. 220 bis 260 Millisekunden nach dem Handlungsimpuls fühlen wir ob wir etwas wollen oder nicht. Erst zwischen der 480. und 640. Millisekunde setzt unser Verstand ein und beginnt zu rationalisieren und zu kalkulieren. Unser Verstand versucht also bei vielen unserer Entscheidungen diese lediglich zu rechtfertigen und Begründungen dazu herzuleiten. Man könnte auch sagen: Wir neigen unbewusst zum Selbstbetrug. Karolina Warkentin von der Karrierebibel rät deshalb: „Seien Sie sich dieser Wirkungen also bewusst, wenn Sie Ihre Prioritäten setzen oder Ihren Tag planen. Nicht selten spielen Ihnen dabei womöglich Ihre Vorlieben einen Streich, die der Verstand hernach auch noch rechtfertigt.“
„Ein strukturierter Tagesablauf lenkt unsere geistige Energie in feste Bahnen und trägt dazu bei, unsere tyrannischen Launen in Schach zu halten“, beschreibt es Mason Curry in seinem Buch „Daily Rituals: How Artists Work“. Voraussetzung um seinen Tag effektiv zu strukturieren ist es sich klare Ziele zu setzen. Der Psychologe Patrick Hill von der Carleton Universität fand in einer Studie heraus, dass Ziele zu haben, dem Leben eine wichtige Orientierung gibt. Zielstrebige Menschen sind zufrieden, achten mehr auf ihre Gesundheit und leben auch länger.
Die Grundregel des Selbstmanagement lautet wichtige von unwichtigen Aufgaben zu trennen. Dazu wurde beispielsweise die ABC-Methode entwickelt. Anfallende Aufgaben werden lediglich nach ihrer Wichtigkeit geordnet, dabei steht A für sehr wichtig, diese Aufgaben sollten sofort erledigt werden, B bedeutet weniger wichtig, diese Aufgaben können später erledigt werden und C steht für kaum wichtig, diese Aufgaben lassen sich ohne Probleme delegieren oder sogar ganz verwerfen. Siegmund Freud perfektionierte diese Aufgabentrennung. Seine Partnerin Martha Freud “ legte ihm morgens seine Kleider hin, wählte die Taschentücher für ihn aus und drückte sogar die Zahnpasta auf die Zahnbürste“, berichtet Currey. Auch Jane Austen wird in Curreys Buch zitiert: „Es erscheint mir unmöglich, etwas zu verfassen, wenn ich den Kopf voller Hammelkeulen und Rhabarber habe.“ Auch Jane Austen hatte Unterstützung, so übernahm ihre Schwester Cassandra einen Großteil ihrer Haushaltspflichten, damit Jane genügend Zeit zum Schreiben hatte. Beeindruckende Beispiele doch leider hat von uns nicht jeder so hingebungsvolle Familienangehörige wie Freud und Austen. Doch auch andere Beispiele aus Curreys Buch zeigen, dass es durchaus gelingen kann seinen Tag und die anfallenden Aufgaben selbst zu meistern. Viele der betrachteten Kreativen unterteilten ihre Tage in richtige Arbeit, beispielsweise das Malen oder Schreiben am Vormittag und Kleinkram, wie z.B. das Beantworten von Briefen, denen sie sich am Nachmittag widmeten.
Die Einteilung des Tages in Zeitblöcke ist ein weiterer wichtiger Baustein zum Erreichen der gesetzten Ziele. Das Arbeiten in Zeitblöcken kann, wenn es richtig genutzt wird, hocheffizient sein. Die Pomodoro-Methode setzt an diesem Konzept an. Dazu stellt man sich einen Wecker auf 25 Minuten. Nach 25 Minuten Arbeit pausiert man fünf Minuten und dann wird weitergearbeitet. Nach vier Einheiten dieses Ablaufes darf man eine Pause von 30 Minuten einlegen. Selbst wenn man nicht auf diese Methode zurückgreift ist das Arbeiten in festen Zeitblöcken vorteilhaft, wichtig ist, dass man für die Arbeitsblöcke Ablenkungen und Störungen möglichst ausschließt und auch die Pausen fest eingeplant werden. Auch zu diesem Prinzip sind in Curreys Buch einige faszinierende Beispiele zu finden. Der Schriftsteller Graham Green mietete sich beispielsweise ein geheimes Büro, dessen Adresse und Telefonnummer nur seine Frau kannte. William Faulkner, dessen Arbeitsraum kein Schloss hatte, schraubte einfach den Türknauf ab und nahm ihn mit in sein Zimmer um ungestört arbeiten zu können. Vor allem Schriftsteller stellten sich bei ihrer Arbeit feste Ziele, die sie in einer gewissen Zeit erreichen wollten. Anthony Trollope schrieb nur drei Stunden am Tag, hielt sich aber eisern an eine Rate von 250 Wörtern pro 15 Minuten. Beendete er einen Roman innerhalb dieser drei Stunden, begann er sofort mit dem nächsten. Andere Autoren wie, z.B. Ernest Hemingway notierten ihre täglich geschriebene Wortzahl in einer Tabelle, „um mich nicht selbst zu betrügen“ wie Hemingway in Curreys Buch zitiert wird.
Vor allem unangenehme Aufgaben schieben wir gerne auf um sie dadurch zu vermeiden. Um unser Gewissen zu beruhigen sprechen wir von Planung. Dies ist natürlich gefährlich, da der Berg an aufgeschobenen Aufgeben so immer größer wird. Wir sollten uns lieber die Frage stellen, warum die Aufgabe für uns unangenehm ist und was wir daran ändern können. Wichtige Aufgaben von unwichtigen Aufgaben trennen, sich Ziele setzen und das Abarbeiten dieser Aufgaben in festen Zeitblöcken sind die Grundbedingungen für einen strukturierten Tagesablauf, aber auch das Beenden der täglichen Arbeit sollte nicht unberücksichtigt bleiben. Arthur Miller hat das folgendermaßen formuliert: “Ich halte nichts davon, mich völlig zu verausgaben, verstehen Sie? Ich finde es besser, von der Schreibmaschine aufzustehen und Abstand zu gewinnen, solange ich noch etwas zu sagen habe.” So machen wir es hier jetzt auch.
